Вие сте тук: » Статии » Полезни техники при работа със специализиран софтуер Част І

Полезни техники при работа със специализиран софтуер Част І

В тази статия ще разгледам някои трикове, които могат неимоверно да ни улеснят живота при работата с често използвани програми, както и при изпълнението на различни задачи. Макар да няма пряка връзка с маркетинга считам, че ще Ви бъде от голяма полза за подобряване на ефективността Ви като маркетинтгови специалисти.

А сега: какво ще кажете да започнем?

MS Word 2007

Първи съвет – ако още не сте инсталирали пакета MS Office 2007, направете го!

На тези, които още не използват последната версия на програмата и имат проблем с отварянето на новите файлове, мога да препоръчам да изтеглят кръпката Office 2007 Compatibility Patch, която може да се намери в секцията Downloads. Това допълнение ще Ви помогне да отваряте файлове с разширение docx, xlsx и pptx на по-стари версии на пакета MS Office.

Втори съвет

Всички сме имали проблеми с правописа в различните текстове, които съставяме посредством текстообработващ софтуер. Съществуват различни програми за проверка на коректността на текста, но повечето от тях са платени, работят само на определени версии или не се справят достатъчно добре. Bulgarian Spell Checker е безплатен програмен продукт, който работи на всички налични версии на MS Word, успешно се интегрира и в други текстообработващи програми, покрива голям диапазон от често допускани грешки. Тази програма също е достъпна в секцията Downloads.

Следващите съвети са тествани в MS Word 2007.

Трети съвет

Какво се случва, когато напишете последното изречение от обемната си курсова работа? Сядате да се почерпите едно кафе? Не. Настъпил е моментът за най-досадната възможна работа на света – форматиране. Кошмарът на всеки, който създава дълги документи със сложна структура. А ако Ви кажа, ще са Ви нужни само 15 минути, за да създадете професионално изглеждащ документ с минимални усилия? Няма да ми повярвате. Word 2007 обаче Ви предоставя възможности за това.

Едно от най-мощните средства на програмата са стиловете. Веднъж правилно настроени те Ви осигуряват пълен контрол над форматирането на документа и могат да Ви спестят безкрайни часове в опити да преформатирате десетките или стотици страници на Вашия документ. Искате да смените шрифта на заглавията – нужни са само няколко цъквания на мишката и то без да селектирате нищо! Как става това? Използвате стил за заглавие.

Стиловете в Word 2007 контролират външния вид на огромно разнообразие от елементи на Вашия документ. Започвайки от основен текст, през заглавия, коментари, цитати и неща, които дори никога не са Ви хрумвали. Полезна практика е да планирате предварително как искате да изглежда Вашия документ и да настроите стиловете още преди да сте написали първото изречение. По този начин се получават най-добрите резултати.

Стиловете се намират на страницата Home в групата Styles. Първоначално са изведени следните стилове: Normal, No Spacing, Heading 1, Heading 2, Title, Subtitle. Над името на стила във формат AaBbCcDd е показан как ще изглежда текста с този стил. Пълният набор от стилове можете да видите, като кликнете върху стрелката в долния десен ъгъл на групата (Show the Styles window, Alt+Ctrl+Shift+S) и изберете третото бутонче долу (Manage Styles). В появилия се прозорец можете да видите всички налични стилове, които са наистина много. Можете да изберете стил, да видите как изглежда (в прозореца Preview of…) и да го модифицирате (бутон Modify). Разбира се, можете и да създадете нов стил.

Тук ще разгледам само няколко стила, които ще използвате най-често. Стилът Normal важи за всичкия основен текст във Вашия документ. Той е стилът, с който пишете по подразбиране. Кликнете с десен бутон върху него (от групата стилове) и изберете Modify от контекстното меню. Появява се прозорецът Modify Style. В него са дадени само част от настройките (шрифт, размер, подравняване и т. н.). Аз предпочитам да използвам бутона Format (долу вляво). Виждате там колко много настройки има (Font, Paragraph, Tabs, Border, Language, Frame, Numbering, Shortcut key). Най-популярни са първите две и именно тях ще настроим. Изберете Format->Font. Изберете шрифт (Times New Roman, например, или друг, който Ви харесва) и размер (обикновено 14). Можете да направите и други настройки на шрифта, ако желаете. Натиснете ОК. Виждате как настройките в прозореца Modify Style се промениха с избраните от Вас. Сега е време да променим и параграфите. Изберете Format->Paragraph. От Alignment изберете Justified (двустранно подравняване, предпочитано за основен текст), в Special изберете First line (отстъп на първия ред на всеки параграф, подобрява четимостта), изберете някакво разстояние преди и след параграфите (аз предпочитам 0 и 10) и установете междуредието: Line spacing->1,5 lines (предпочитано за курсови работи). Натиснете ОК. Свободни сте да направите каквито други промени решите (рамкиране на параграфи, фон на текста и т. н.). Все пак не прекалявайте, защото прекаленото форматиране дразни очите. Когато сте готови, се уверете, че е избрана отметката Add to Quick Style list и изберете една от двете опции Only in this document (аз го предпочитам, защото всеки документ е специфичен) или New documents based on this template (в случай, че желаете да ползвате стила и в други документи). Натиснете ОК. Честито Вие модифицирахте първия си стил! Сега се уверете, че е избран като кликнете върху него (маркира се с дебела жълто-оранжева линия). Напишете един абзац – той е приел форматирането, което избрахте в стила. Сега вече не е нужно да селектирате всички абзаци с основен текст, за да ги промените – просто модифицирате стила и промените влизат в сила автоматично!

Други стилове, които е добре да промените са Heading 1 (заглавие от първо ниво, например Първа глава или т. 1), Heading 2 (заглавие от второ ниво, например, т. 1.1 и т. н.) и Heading 3 (Heading 3 се появява като кликнете върху Heading 2). Това са стиловете на заглавията във Вашия текст. Те достигат до девето ниво. По аналогичен със стила Normal начин модифицирайте и стиловете за заглавия. Как се използват – пишете текста на заглавието, поставяте курсора в него и кликвате върху стил за заглавие. Настискате Enter и автоматично продължавате да пишете основния текст със стил Normal. Друг стил, който би било добре да промените е Caption (за заглавия на графики, таблици и пр.). Също така Ви препоръчвам да си направите стил за таблици (създайте една таблица, изберете страницата Table Tools->Design и от стиловете в групата Table Styles изберете един, който да модифицирате). Не забравяйте да прилагате този стил към Вашите таблици, защото иначе, те са базирани на стила Normal, което може да доведе до неприятни моменти при неговото модифицирането.

Заглавията със стил Heading са малко капризни по отношение на номерирането. Ако ги номерирате, се уверете, че номерацията не се е появила в прозореца на стила в групата Styles. Ако се появи обикновено е достатъчно да дадете Undo (Ctrl + Z). Веднъж номерирате ли правилно заглавието, създавайте следващите заглавия, които продължават номерацията, като копирате предходната инстанция. Така номерацията се запазва, а Вие ще трябва само да смените текста.

Следващите съвети ще Ви помогнат да разберете, че мощта на стиловете отива отвъд външния вид на Вашия текст.

Четвърти съвет – как да си направим автоматично съдържание?

Запомнихте ли, че трябва да маркирате заглавията си със стиловете Heading 1, Heading 2 и т. н.? Ако сте го направили, сте почти готови със съдържанието. Отидете на страницата References и в групата Table of Contents кликнете върху едноименния голям бутон и изберете варианта на съдържание, който Ви допада. Съдържанието се вмъква автоматично в позицията на курсора. В него присъстват всички записи, които използват стилове от тип Heading. Честито! Вече имате динамично съдържание! В случай на промяна лесно можете да го обновите, като кликнете върху неговата област и изберете Update Table…

Пети съвет – заглавия на графики

Най-удобният начин за изписване на заглавия на графики, диаграми и таблици е да използвате вградената функция Insert Caption (намира се на страницата References в групата Captions). В диалоговия прозорец си избирате тип на заглавието (Label) или създавате нов. Word следи номерацията на заглавията вместо Вас! Освен това можете да създадете списък на използваните графики чрез функцията Insert Table of Figures.

Шести съвет – препратки

Можете да създавате препратки към всяка част от документа, които се обновяват автоматично. За целта се използва функцията Cross-reference, която се намира в групата Captions. В Reference Type избирате елементът, към когото ще сочи препратката, а в Insert Reference to – какво ще представлява самата препратка. Удобно за целта е да създавате Bookmarks за елементи от текста, които липсват от списъка Reference Type. Те се намират на страницата Insert в групата Links.

Седми съвет – библиография

За създаване на частта „Използвана литература“ няма нужда да копирате поотделно всички бележки под линия. Първо конвертирайте всички Footnote в Endnote (на страницата References в групата Footnotes кликнете върху малката стрелка долу вдясно, от диалоговия прозорец изберете Convert…->Convert all footnotes to endnotes). Копирайте всички бележки в нов документ (сега селектирането им е много по-лесно, нали?). Всички трябва да са с индекс „1“ сега. Изтрийте индекса пред всяка от тях (използвайте клавиш Delete и стрелка надолу). Маркирайте всички записи и ги копирайте в таблица на Excel. Сортирайте по възходящ ред и копирайте всички клетки. Вмъкнете ги във Вашия документ на Word. От Paste Options (малка иконка в долната дясна част на вмъкнатия текст) изберете Keep Text Only. Маркирайте всички записи и ги форматирайте по Ваш избор (прието е да се използва номериран списък: 1,2,3…).

Следва продължение

Дата: 20.10.2008 г.

Добави отговор